ALGEMENE VOORWAARDEN

Vita Nova

Een merk van TIIVIO BV

Ruitersweg 7

3140 Keerbergen

BTW: BE1008.308.565

E-mail: studio@vitanova.agency

Website: www.vitanova.agency

Versie 1.0

Van toepassing vanaf 1 april 2026

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten die vanaf 1 april 2026 worden gesloten. Op overeenkomsten die vóór deze datum werden gesloten, blijven de op het moment van het sluiten van de overeenkomst geldendealgemene voorwaarden van toepassing.

Artikel 1 – Toepasselijkheid
1.1

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, reservaties, overeenkomsten, fotosessies, leveringen, facturen, digitale producten, fotoproducten, cadeaubonnen en overige diensten geleverd door Vita Nova, een merk van TIIVIO BV.

1.2

Door een fotosessie, dienst of product te reserveren of een overeenkomst met Vita Nova aan te gaan, bevestigt de klant kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en deze integraal te aanvaarden.

1.3

Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien zij vooraf schriftelijk door Vita Nova werden bevestigd.

1.4

Indien één of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig, vernietigbaar of afdwingbaar worden verklaard, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Partijen verbinden zich ertoe de betrokken bepaling te vervangen door een rechtsgeldige bepaling die het oorspronkelijke doel zo dicht mogelijk benadert.

1.5

Deze algemene voorwaarden maken integraal deel uit van iedere overeenkomst tussen Vita Nova en de klant en primeren op eventuele algemene voorwaarden van de klant, tenzij partijen hierover vooraf en schriftelijk anders zijn overeengekomen.

1.6

Door het ondertekenen van een fotosessie-overeenkomst, het betalen van een voorschot of het bevestigen van een reservatie via e-mail, online boekingssysteem of enig ander schriftelijk communicatiemiddel, verklaart de klant deze algemene voorwaarden te hebben ontvangen, gelezen en aanvaard.

Artikel 2 – Definities

Vita Nova: fotografiebedrijf, merk van TIIVIO BV.

Fotograaf: natuurlijke persoon die de opdracht uitvoert namens Vita Nova.

Klant: natuurlijke persoon of rechtspersoon die een overeenkomst sluit.

Fotosessie: iedere fotografische opdracht.

Overeenkomst: reservatie, offerte, overeenkomst, factuur en deze algemene voorwaarden.

Online galerij: beveiligde galerij voor selectie en download.

Digitale bestanden: professioneel afgewerkte foto's.

Fotoproducten: albums, afdrukken, wanddecoratie en overige producten.

Artikel 3 – Totstandkoming van de overeenkomst

3.1

Een overeenkomst komt tot stand zodra de reservatie door Vita Nova schriftelijk werd bevestigd en, indien van toepassing, de fotosessie-overeenkomst door beide partijen werd aanvaard en het overeengekomen voorschot tijdig werd betaald.

3.2

Zolang niet aan de voorwaarden van artikel 3.1 is voldaan, behoudt Vita Nova zich het recht voor de gereserveerde datum opnieuw beschikbaar te stellen voor andere klanten.

3.3

De overeenkomst heeft uitsluitend betrekking op de diensten en producten die uitdrukkelijk tussen partijen werden overeengekomen.

3.4

Mondelinge afspraken, toezeggingen of wijzigingen zijn slechts bindend nadat zij schriftelijk door Vita Nova werden bevestigd.

3.5

Vita Nova behoudt zich het recht voor een reservatie, vóór de definitieve totstandkoming van de overeenkomst, zonder opgave van redenen te weigeren.

3.6

Elke wijziging aan een reeds bevestigde overeenkomst is slechts geldig indien deze vooraf en schriftelijk door beide partijen werd aanvaard.

Artikel 4 – Offertes en prijzen

4.1

Alle prijzen worden uitgedrukt in euro (€) en zijn inclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

4.2

Offertes blijven geldig gedurende dertig (30) kalenderdagen, tenzij op de offerte uitdrukkelijk een andere geldigheidsduur wordt vermeld.

4.3

De prijs die geldt op het ogenblik van de definitieve reservatie blijft behouden voor de geboekte fotosessie en de daarin inbegrepen diensten, behoudens schriftelijke afwijking of wijzigingen aan de opdracht op verzoek van de klant.

4.4

Extra digitale foto's, volledige galerijen, albums, afdrukken, wanddecoratie en andere fotoproducten worden afzonderlijk aangerekend volgens de prijslijst die geldt op het ogenblik van de bestelling.

4.5

Kennelijke schrijf-, reken-, druk- of publicatiefouten op de website, sociale media, offertes, prijslijsten of andere communicatiemiddelen zijn niet bindend voor Vita Nova en kunnen te allen tijde worden rechtgezet.

4.6

Prijswijzigingen hebben geen invloed op reeds definitief bevestigde reservaties, tenzij partijen hierover vooraf en schriftelijk anders zijn overeengekomen.

4.7

Indien de klant na de bevestiging van de reservatie bijkomende diensten, producten of wijzigingen aan de opdracht vraagt, behoudt Vita Nova zich het recht voor hiervoor een bijkomende vergoeding aan te rekenen overeenkomstig de op dat ogenblik geldende prijslijst.

Artikel 5 – Reservatie en voorschot

5.1
Een reservatie is pas definitief nadat de klant een schriftelijke bevestiging van Vita Nova heeft ontvangen en, indien van toepassing, het overeengekomen voorschot tijdig werd betaald.
5.2
Het bedrag van het voorschot en de betalingstermijn worden vermeld in de fotosessie-overeenkomst, offerte of factuur.
5.3
Zolang het eventuele voorschot niet werd ontvangen, behoudt Vita Nova zich het recht voor de gereserveerde datum opnieuw beschikbaar te stellen voor andere klanten.
5.4
Het betaalde voorschot wordt in mindering gebracht van het totaal verschuldigde bedrag, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

5.5
De specifieke afspraken inzake annulering, verplaatsing, ziekte en overmachtworden geregeld in de afzonderlijke fotosessie-overeenkomst en maken integraal deel uit van de overeenkomst.

Artikel 6 – Betaling

6.1

Facturen zijn betaalbaar uiterlijk op de vervaldatum die op de factuur vermeld staat, tenzij partijen schriftelijk anders zijn overeengekomen.

6.2

Betalingen gebeuren via de door Vita Nova aangeboden betaalmogelijkheden of via overschrijving op het rekeningnummer vermeld op de factuur.

6.3

Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, dienen alle facturen volledig betaald te zijn vóór de levering van digitale bestanden, online galerijen, albums, afdrukken of andere producten. Vita Nova behoudt zich het recht voor de levering op te schorten zolang de volledige betaling niet werd ontvangen.

6.4

Bij gedeeltelijke betalingen worden de ontvangen bedragen, voor zover wettelijk toegestaan, eerst aangerekend op eventuele kosten en nalatigheidsinteresten en vervolgens op de oudste openstaande hoofdsom.

6.5

Bij niet-betaling op de vervaldag zijn de bepalingen van artikel 7 – Laattijdige betalingvan toepassing.

6.6

Eventuele bezwaren tegen een factuur schorten de betalingsverplichting niet op, tenzij Vita Nova het bezwaar uitdrukkelijk en schriftelijk aanvaardt.

Artikel 7 – Laattijdige betaling

7.1

Bij niet-betaling op de vervaldag ontvangt de klant kosteloos een eerste betalingsherinnering overeenkomstig Boek XIX van het Wetboek van Economisch Recht.

7.2

Indien de betaling uitblijft na het verstrijken van de wettelijk voorziene wachttermijn, is Vita Nova gerechtigd de wettelijke nalatigheidsinteresten en de wettelijk toegelaten forfaitaire schadevergoeding aan te rekenen overeenkomstig de geldende Belgische wetgeving.

7.3

Indien de invordering van de openstaande schuld wordt toevertrouwd aan een advocaat, gerechtsdeurwaarder of incassobureau, kunnen de kosten daarvan, voor zover wettelijk toegestaan, ten laste van de klant worden gelegd.

7.4

Zolang de volledige betaling niet werd ontvangen, behoudt Vita Nova zich het recht voor de levering van digitale bestanden, online galerijen, albums, afdrukken en andere producten op te schorten, evenals de uitvoering van lopende of toekomstige opdrachten te weigeren.

7.5

Het uitblijven van een onmiddellijke invordering of het tijdelijk gedogen van een laattijdige betaling kan nooit worden beschouwd als een afstand van rechten. Vita Nova behoudt zich steeds het recht voor om op een later tijdstip alsnog de verschuldigde bedragen, wettelijke intresten, schadevergoeding en eventuele invorderingskosten te vorderen.

Artikel 8 – Annulering, verplaatsing, ziekte en overmacht

8.1

De specifieke voorwaarden met betrekking tot annulering, verplaatsing van de fotosessie, ziekte van de klant, ziekte van de fotograaf en overmacht zijn opgenomen in de afzonderlijke fotosessie-overeenkomst.

8.2

De fotosessie-overeenkomst maakt integraal deel uit van de overeenkomst tussen Vita Nova en de klant en dient samen met deze algemene voorwaarden te worden gelezen.

8.3

In geval van tegenstrijdigheid tussen deze algemene voorwaarden en de bepalingen van de fotosessie-overeenkomst, hebben de bepalingen van de fotosessie-overeenkomst voorrang voor de uitvoering van de betrokken fotosessie.

8.4

Voor alle aangelegenheden die niet uitdrukkelijk in de fotosessie-overeenkomst zijn geregeld, blijven deze algemene voorwaarden onverkort van toepassing.

Artikel 9 – Annulering door Vita Nova

9.1

Vita Nova behoudt zich het recht voor een fotosessie te annuleren of te verplaatsen indien de uitvoering redelijkerwijs onmogelijk wordt door omstandigheden buiten haar wil, waaronder onder meer ziekte, ongeval, overmacht, technische problemen of andere onvoorziene omstandigheden.

9.2

Vita Nova zal de klant hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte brengen en, indien mogelijk, kosteloos een nieuwe datum voorstellen.

9.3

Indien het niet mogelijk is een nieuwe datum overeen te komen, worden de reeds betaalde bedragen voor de niet-uitgevoerde prestaties volledig terugbetaald.

9.4

Vita Nova kan niet aansprakelijk worden gesteld voor enige bijkomende schade, indirecte schade of gevolgschade die voortvloeit uit de annulering of verplaatsing van een fotosessie. De eventuele aansprakelijkheid van Vita Nova blijft in ieder geval beperkt tot de reeds door de klant betaalde bedragen voor de betrokken opdracht.

Artikel 10 – Slechte weersomstandigheden

10.1

Bij buitensessies behoudt Vita Nova zich het recht voor een fotosessie te verplaatsen wanneer de veiligheid van de deelnemers of de kwaliteit van de foto's redelijkerwijs niet kan worden gegarandeerd.

10.2

Hieronder vallen onder meer hevige regen, storm, onweer, extreme hitte, extreme koude, sneeuw, ijzel, harde wind of andere weersomstandigheden die een veilige of kwalitatieve uitvoering van de fotosessie onmogelijk of onverantwoord maken.

10.3

In dat geval wordt in onderling overleg kosteloos een nieuwe datum vastgelegd.

10.4

Bewolking, lichte regen of andere normale weersomstandigheden vormen op zich geen automatische reden om een fotosessie te annuleren of te verplaatsen. De uiteindelijke beoordeling hiervan gebeurt door Vita Nova.

10.5

Een beslissing tot verplaatsing wordt steeds genomen in het belang van de veiligheid, het comfort van de deelnemers en de kwaliteit van de uiteindelijke foto's.

Artikel 11 – Overmacht

11.1
Overmacht omvat elke onvoorziene gebeurtenis buiten de redelijke controle van Vita Nova.
11.2
Hieronder vallen onder meer ernstige ziekte, ongeval, overlijden, brand, natuurrampen, pandemieën,

overheidsmaatregelen, technische defecten en diefstal.

11.3

Gedurende de periode van overmacht worden de verplichtingen van Vita Nova tijdelijk opgeschort. Vita Nova kan gedurende deze periode niet aansprakelijk worden gesteld voor vertragingen, wijzigingen of het niet kunnen uitvoeren van de overeenkomst als rechtstreeks gevolg van de overmachtssituatie. Zodra de omstandigheden dit toelaten, zal Vita Nova de uitvoering van de overeenkomst hervatten of, indien nodig, samen met de klant een nieuwe datum of een andere redelijke oplossing overeenkomen.

11.4
Indien uitvoering onmogelijk blijft, zoeken partijen samen een redelijke oplossing.

Artikel 12 – Verloop van de fotosessie

12.1

De klant verbindt zich ertoe tijdig aanwezig te zijn op de afgesproken datum, het afgesproken tijdstip en de overeengekomen locatie. Bij buitensessies wordt aangeraden enkele minuten vooraf aanwezig te zijn zodat de fotosessie op het voorziene tijdstip kan starten.

12.2

Bij laattijdige aankomst van de klant kan de duur van de fotosessie worden ingekort om de verdere planning van Vita Nova niet in het gedrang te brengen. De overeengekomen prijs blijft in dat geval ongewijzigd.

12.3
Indien de klant zonder voorafgaande verwittiging meer dan dertig (30) minuten te laat aankomt, behoudt Vita Nova zich het recht voor de fotosessie niet langer uit te voeren, aangezien de voorziene tijd hierdoor niet langer kan worden gegarandeerd. De gevolgen hiervan, waaronder een eventuele annulering, verplaatsing of financiële regeling, worden bepaald overeenkomstig de bepalingen van de ondertekende fotosessie-overeenkomst.

12.4

Vita Nova bepaalt tijdens de fotosessie de artistieke werkwijze, waaronder de keuze van poses, composities, lichtinval, camerastandpunten, locatiegebruik en de algemene creatieve aanpak. Suggesties van de klant zijn steeds welkom, maar Vita Nova behoudt de uiteindelijke artistieke beslissing om een kwalitatief en samenhangend eindresultaat te garanderen.

12.5

De klant en alle deelnemers verbinden zich ertoe de aanwijzingen van de fotograaf op te volgen en respectvol mee te werken tijdens de fotosessie. Wanneer aanwijzingen herhaaldelijk niet worden opgevolgd of wanneer het gedrag van één of meerdere deelnemers de goede uitvoering van de fotosessie ernstig belemmert, behoudt Vita Nova zich het recht voor de sessie vroegtijdig stop te zetten. In dat geval ontstaat geen recht op terugbetaling of schadevergoeding.

Artikel 13 – Veiligheid
13.1

De veiligheid van alle aanwezigen heeft tijdens de volledige fotosessie steeds absolute voorrang op het maken van foto's. Vita Nova zal geen poses, locaties of situaties toestaan die een onaanvaardbaar risico kunnen vormen voor de gezondheid of veiligheid van de deelnemers.

13.2

Vita Nova behoudt zich het recht voor een pose, locatie, accessoire of werkwijze te weigeren of aan te passen wanneer deze naar haar oordeel een veiligheidsrisico inhoudt of de gezondheid, het welzijn of de veiligheid van één of meerdere personen of dieren in gevaar kan brengen.

13.3

Ouders, voogden of wettelijke vertegenwoordigers blijven gedurende de volledige fotosessie verantwoordelijk voor het toezicht op en het gedrag van hun minderjarige kinderen. Vita Nova kan niet aansprakelijk worden gesteld voor ongevallen of schade die het gevolg zijn van een gebrek aan toezicht.

13.4

Bij fotosessies waarbij huisdieren aanwezig zijn, blijft de eigenaar gedurende de volledige sessie verantwoordelijk voor het gedrag, de gezondheid en de controle over het dier. Vita Nova behoudt zich het recht voor de fotosessie tijdelijk te onderbreken of stop te zetten wanneer de veiligheid van personen, dieren of materiaal niet langer kan worden gegarandeerd.

13.5

De klant is aansprakelijk voor schade aan materiaal, decor, accessoires of eigendommen van Vita Nova die ontstaat door opzettelijk handelen, nalatigheid of het niet naleven van de veiligheidsinstructies door de klant of één van de deelnemers aan de fotosessie.

Artikel 14 – Artistieke vrijheid
14.1

De klant kiest bewust voor Vita Nova omwille van de kenmerkende fotografische stijl, werkwijze en artistieke visie. De klant erkent dat deze stijl een essentieel onderdeel vormt van de dienstverlening.

14.2

Vita Nova bepaalt volledig zelfstandig de artistieke en technische uitvoering van de fotosessie. Hieronder vallen onder meer de keuze van poses, composities, lichtinval, camerastandpunten, locatiegebruik, beeldselectie, kleurgebruik, nabewerking en de algemene creatieve aanpak.

14.3

Vita Nova behoudt zich het recht voor foto's die technisch, artistiek of kwalitatief niet voldoen aan haar professionele kwaliteitsnormen niet te leveren. Hieronder vallen onder meer foto's met onscherpte, gesloten ogen, storende gezichtsuitdrukkingen, testopnames, dubbele beelden of andere beelden die geen meerwaarde bieden voor de uiteindelijke galerij.

14.4

Hoewel suggesties en wensen van de klant steeds welkom zijn, behoudt Vita Nova de uiteindelijke artistieke beslissing om een kwalitatief, stijlvol en samenhangend eindresultaat te garanderen.

14.5

Een verschil in persoonlijke smaak, stijlbeleving of artistieke voorkeur vormt geen gebrek in de uitvoering van de overeenkomst en geeft geen recht op terugbetaling, prijsvermindering of schadevergoeding.

14.6

Vita Nova kan niet garanderen dat elke gewenste pose, inspiratiefoto of voorbeeld exact kan worden gereproduceerd. Factoren zoals weersomstandigheden, licht, locatie, leeftijd en medewerking van kinderen of andere deelnemers kunnen het uiteindelijke resultaat beïnvloeden.

Artikel 15 – Kleding en voorbereiding

15.1

Vita Nova kan de klant vooraf een voorbereidingsgids, kledingadvies of stylingtips bezorgen om de fotosessie zo optimaal mogelijk te laten verlopen. Deze adviezen zijn bedoeld als richtlijn en niet als verplichting.

15.2

De klant blijft zelf verantwoordelijk voor de uiteindelijke keuze van kleding, schoenen, accessoires, kapsel, make-up en persoonlijke verzorging van alle deelnemers aan de fotosessie.

15.3

Vita Nova kan niet aansprakelijk worden gesteld voor een kleding- of stylingkeuze die achteraf niet aan de verwachtingen van de klant voldoet of die een invloed heeft op het uiteindelijke resultaat van de foto's.

15.4

De klant zorgt ervoor dat alle deelnemers verzorgd, uitgerust en tijdig aanwezig zijn op de afgesproken locatie. Bij kinderen wordt aanbevolen voldoende tijd te voorzien zodat de fotosessie rustig kan starten.

15.5

Bij fotosessies met baby's of jonge kinderen wordt aanbevolen reservekleding, voeding, luiers, vochtige doekjes, een favoriete knuffel of speentje en eventuele andere persoonlijke benodigdheden mee te brengen, zodat de fotosessie zo comfortabel mogelijk kan verlopen.

15.6

Wanneer de klant ervoor kiest gebruik te maken van kleding, jurken of accessoires uit de cliëntengarderobe van Vita Nova, dient hiermee zorgvuldig te worden omgegaan. Eventuele specifieke afspraken hierover worden vooraf meegedeeld.

15.7

Vita Nova kan niet aansprakelijk worden gesteld indien het uiteindelijke resultaat wordt beïnvloed door omstandigheden die onder de verantwoordelijkheid van de klant vallen, waaronder onder meer een onaangepaste kledingkeuze, ontbrekende accessoires, een laattijdige aankomst of onvoldoende voorbereiding van de deelnemers.

Artikel 16 – Styling en bruikleen van accessoires
16.1

Indien Vita Nova tijdens de fotosessie kleding, jurken, dekens, manden, haaraccessoires, decoratie, props of andere materialen ter beschikking stelt, blijven deze te allen tijde exclusief eigendom van Vita Nova.

16.2

De klant verbindt zich ertoe zorgvuldig en met respect om te gaan met alle ter beschikking gestelde materialen en deze uitsluitend te gebruiken volgens de aanwijzingen van Vita Nova.

16.3

Schade aan kleding, accessoires, decorstukken of ander materiaal die het gevolg is van opzettelijk handelen, nalatigheid of duidelijk onzorgvuldig gebruik door de klant of één van de deelnemers aan de fotosessie, kan op de klant worden verhaald.

16.4

Vita Nova behoudt zich het recht voor bepaalde kledingstukken, accessoires of decoratiematerialen niet te gebruiken of op elk moment te vervangen wanneer dit om veiligheids-, hygiënische, praktische of artistieke redenen aangewezen is.

16.5

De klant wordt verzocht eventuele allergieën, huidgevoeligheden of andere relevante omstandigheden vooraf aan Vita Nova mee te delen, zodat hier, voor zover redelijk mogelijk, rekening mee kan worden gehouden. Vita Nova kan echter niet aansprakelijk worden gesteld voor allergische reacties of andere lichamelijke ongemakken die ondanks de nodige zorg zouden ontstaan.

16.6

Na afloop van de fotosessie dienen alle ter beschikking gestelde materialen in dezelfde staat te worden teruggegeven als waarin ze werden ontvangen, behoudens normale gebruikssporen

Artikel 17 – Levering van de foto's
17.1

Vita Nova streeft ernaar de afgewerkte foto's te leveren binnen de termijn die aan de klant werd gecommuniceerd. Deze termijn is indicatief en kan, afhankelijk van de drukte, vakantieperiodes, ziekte, overmacht of andere onvoorziene omstandigheden, afwijken.

17.2

Overschrijding van de opgegeven leveringstermijn geeft de klant geen recht op schadevergoeding, prijsvermindering of ontbinding van de overeenkomst.

17.3

De levering gebeurt digitaal via een persoonlijke en beveiligde online galerij, tenzij partijen vooraf en schriftelijk anders zijn overeengekomen.

17.4

De foto's worden geleverd in hoge resolutie en in een bestandsformaat dat geschikt is voor persoonlijk gebruik en kwalitatieve afdrukken.

17.5

RAW-bestanden, onbewerkte foto's en andere bronbestanden maken geen deel uit van de overeenkomst en worden onder geen enkele omstandigheid aan de klant verstrekt.

17.6

Vanaf het ogenblik dat de online galerij aan de klant ter beschikking werd gesteld, wordt de levering geacht te hebben plaatsgevonden.

17.7

De klant is verantwoordelijk voor het tijdig downloaden van de geleverde foto's overeenkomstig de bepalingen inzake de online galerij en het bewaren van een eigen back-up.

Artikel 18 – Online galerij
18.1

Na de bewerking van de foto's ontvangt de klant toegang tot een persoonlijke, beveiligde online galerij waarin de foto's kunnen worden bekeken, geselecteerd en gedownload.

18.2

De online galerij is uitsluitend bestemd voor persoonlijk gebruik door de klant. De inloggegevens of toegang tot de galerij mogen niet zonder toestemming van Vita Nova aan derden worden doorgegeven.

18.3

De klant is zelf verantwoordelijk voor het tijdig selecteren, downloaden en bewaren van de geleverde foto's. Vita Nova raadt aan onmiddellijk na de download een eigen back-up te maken.

18.4

De online galerij blijft gedurende een redelijke periode beschikbaar. Na afloop van deze periode behoudt Vita Nova zich het recht voor de galerij zonder voorafgaande kennisgeving te verwijderen.

18.5

Na verwijdering van de online galerij kan Vita Nova de beschikbaarheid van de foto's niet langer garanderen. Een nieuwe upload of heractivering van de galerij is slechts mogelijk indien de bestanden nog beschikbaar zijn en kan aanleiding geven tot een administratieve kost.

18.6

De bewaartermijn van de online galerij staat los van de bewaartermijn van de digitale bestanden zoals vermeld in artikel 19 – Bewaring van digitale bestanden.

Artikel 19 – Bewaring van digitale bestanden
19.1

Vita Nova bewaart de afgewerkte digitale bestanden gedurende maximaal twaalf (12) maandenna de levering, tenzij schriftelijk anders werd overeengekomen.

19.2

Na ontvangst en download van de foto's is de klant zelf verantwoordelijk voor het veilig bewaren van de bestanden en het maken van één of meerdere eigen back-ups.

19.3

Na het verstrijken van de bewaartermijn behoudt Vita Nova zich het recht voor de digitale bestanden definitief en onherroepelijk te verwijderen, zonder voorafgaande kennisgeving aan de klant.

19.4

Na de levering van de foto's en de mogelijkheid tot downloaden is Vita Nova niet aansprakelijk voor verlies van bestanden door de klant, beschadiging van gegevens of het ontbreken van een eigen back-up.

19.5

Indien de bestanden nog beschikbaar zijn binnen de bewaartermijn, kan Vita Nova op verzoek van de klant de foto's opnieuw bezorgen of de online galerij opnieuw activeren. Vita Nova behoudt zich het recht voor hiervoor een redelijke administratieve vergoeding aan te rekenen.

Artikel 20 – Selectie van de foto's
20.1

De eerste selectie van de foto's gebeurt uitsluitend door Vita Nova. Hierbij worden technisch, artistiek en kwalitatief onvoldoende beelden onherroepelijk verwijderd uit de selectie.

20.2

Foto's die naar het oordeel van Vita Nova technisch of artistiek niet voldoen, waaronder beelden met gesloten ogen, onscherpte, testbeelden, duplicaten of andere onvolkomenheden, worden niet aan de klant geleverd.

20.3

Indien het gekozen pakket hierin voorziet, kan de klant het overeengekomen aantal foto's zelf selecteren uit de online galerij.

20.4

Indien de klant niet binnen een redelijke termijn na levering van de online galerij een selectie doorgeeft, behoudt Vita Nova zich het recht voor de inbegrepen foto's zelf te selecteren en af te werken.

20.5

De door Vita Nova gemaakte eerste selectie en artistieke beoordeling zijn definitief en kunnen niet worden betwist.

Artikel 21 – Extra digitale beelden
21.1

Extra digitale foto's, volledige galerijen en andere bijkomende digitale producten kunnen worden aangekocht volgens de prijslijst die geldt op het ogenblik van de bestelling.

21.2

De aankoop van extra digitale beelden is definitief na betaling en levering. Reeds geleverde digitale bestanden kunnen niet worden geruild, teruggenomen of terugbetaald.

21.3

De prijzen van extra digitale beelden, volledige galerijen en andere digitale producten kunnen op elk ogenblik worden gewijzigd. Reeds aangekochte producten blijven onderworpen aan de prijs die gold op het moment van de bestelling.

21.4

Extra digitale beelden worden geleverd in dezelfde stijl, kwaliteit en resolutie als de foto's die in het gekozen pakket zijn inbegrepen.

Artikel 22 – Albums en fotoproducten

22.1

Albums, afdrukken, wanddecoratie, kaarten en andere fotoproducten worden vervaardigd op basis van de door de klant goedgekeurde selectie en, indien van toepassing, het goedgekeurde ontwerp.

22.2

Kleine kleur-, helderheids- of contrastverschillen tussen de digitale foto's en het uiteindelijke fotoproduct kunnen voorkomen als gevolg van verschillende druktechnieken, papiersoorten en beeldschermen. Dergelijke verschillen vormen geen gebrek.

22.3

Na de definitieve goedkeuring van een ontwerp of selectie kunnen wijzigingen enkel worden uitgevoerd indien de productie nog niet is gestart. Vita Nova behoudt zich het recht voor hiervoor een bijkomende vergoeding aan te rekenen.

22.4

De opgegeven leveringstermijnen van albums en andere fotoproducten zijn indicatief en afhankelijk van de producent of leverancier. Overschrijding van deze termijnen geeft geen recht op schadevergoeding, prijsvermindering of ontbinding van de overeenkomst.

22.5

Vita Nova is niet aansprakelijk voor vertragingen, productiefouten of leveringsproblemen die uitsluitend te wijten zijn aan leveranciers, producenten of vervoerders. Vita Nova zal zich wel inspannen om eventuele problemen zo snel mogelijk op te volgen en samen met de leverancier naar een passende oplossing te zoeken.

22.6

Klachten over zichtbare beschadigingen of productiefouten aan geleverde fotoproducten dienen binnen acht (8) kalenderdagen na ontvangst schriftelijk aan Vita Nova te worden gemeld. Bij laattijdige melding wordt het product geacht conform te zijn aanvaard.

Artikel 23 – Cadeaubonnen

23.1

Cadeaubonnen zijn uitsluitend geldig gedurende de geldigheidsduur die op de cadeaubon of bij de aankoop ervan wordt vermeld.

23.2

Na het verstrijken van de vermelde geldigheidsduur vervalt de cadeaubon automatisch en kan deze niet langer worden gebruikt of verlengd, tenzij Vita Nova hier schriftelijk mee instemt.

23.3

Cadeaubonnen zijn niet inwisselbaar voor geld, noch geheel noch gedeeltelijk, en geven geen recht op terugbetaling van een eventueel resterend saldo.

23.4

Verloren, gestolen, beschadigde of onleesbare cadeaubonnen worden niet vervangen of vergoed. Vita Nova is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of misbruik van cadeaubonnen.

23.5

Een cadeaubon kan uitsluitend worden gebruikt voor de diensten en producten die door Vita Nova worden aangeboden en kan niet worden aangewend voor reeds uitgevoerde of volledig betaalde opdrachten, tenzij Vita Nova hierover vooraf en schriftelijk anders beslist.

Artikel 24 – Kleurweergave en fotoproducten

24.1

De kleurweergave van digitale foto's kan verschillen naargelang het gebruikte beeldscherm, de scherminstellingen, de kalibratie en de afdrukinstellingen van de klant.

24.2

Vita Nova is niet aansprakelijk voor kleur-, helderheids- of contrastverschillen die uitsluitend het gevolg zijn van de instellingen of kwaliteit van het scherm waarop de foto's worden bekeken.

24.3

Fotoproducten die rechtstreeks via Vita Nova worden besteld, worden vervaardigd door zorgvuldig geselecteerde professionele leveranciers die streven naar een zo natuurgetrouw mogelijke kleurweergave. Kleine kleurverschillen ten opzichte van de digitale weergave zijn technisch onvermijdelijk en vormen geen gebrek.

24.4

Vita Nova is niet aansprakelijk voor kwaliteits-, kleur- of afwerkingsverschillen van foto's of fotoproducten die door de klant of door derden worden afgedrukt of geproduceerd.

24.5

Om de beste beeldkwaliteit te garanderen, raadt Vita Nova aan digitale foto's uitsluitend af te drukken via de door Vita Nova aangeboden fotoproducten of via een professionele fotolaboratoriumdienst.

Artikel 25 – Auteursrecht

25.1

Alle auteursrechten en overige intellectuele eigendomsrechten op de door Vita Nova gemaakte foto's, ontwerpen en andere creaties blijven uitsluitend eigendom van Vita Nova, overeenkomstig de Belgische auteurswetgeving.

25.2

Na volledige betaling van de factuur verkrijgt de klant uitsluitend een persoonlijk, niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de geleverde foto's voor privédoeleinden, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

25.3

Commercieel gebruik, publicatie voor commerciële doeleinden, verkoop, doorverkoop, overdracht aan derden of enig ander gebruik buiten de toegekende gebruiksrechten is uitsluitend toegestaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van Vita Nova.

25.4

Het verwijderen, wijzigen of afdekken van logo's, watermerken, copyrightvermeldingen of andere aanduidingen van Vita Nova is niet toegestaan.

25.5

De klant mag de foto's niet zodanig bewerken, filteren of aanpassen dat de artistieke stijl of reputatie van Vita Nova wordt aangetast. De bepalingen inzake beeldbewerking zijn verder opgenomen in artikel 26 – Bewerking van foto's.

Artikel 26 – Bewerking van foto's

26.1 De foto's worden geleverd in de kenmerkende artistieke stijl en afwerking van Vita Nova. De klant kiest bewust voor deze stijl en erkent dat deze een essentieel onderdeel vormt van de identiteit en het werk van Vita Nova.

26.2 Het is niet toegestaan de geleverde foto's te wijzigen of te bewerken op een wijze die afbreuk doet aan de oorspronkelijke  artistieke visie van Vita Nova. Hieronder wordt onder meer verstaan:

• het toepassen van filters, presets of andere beeldbewerkingen;
• het aanpassen van kleuren, contrast, helderheid, witbalans of verzadiging;
• het retoucheren of verwijderen van elementen;
• het toevoegen van nieuwe elementen of achtergronden;
• het wijzigen van de compositie door ingrijpend bij te snijden;
• het gebruik van artificiële intelligentie (AI) of andere software om de foto's geheel of gedeeltelijk te wijzigen, uit te breiden, te genereren of opnieuw te bewerken.
  
  

26.3 Het is uitsluitend toegestaan de foto's beperkt bij te snijden wanneer dit noodzakelijk is voor de correcte weergave op sociale media of andere digitale platformen, voor zover de artistieke integriteit van de foto behouden blijft.

26.4 Bij publicatie van de foto's op sociale media, websites of andere online platformen wordt gevraagd steeds de originele, door Vita Nova aangeleverde versie te gebruiken.

26.5 Wanneer de klant foto's deelt op sociale media of andere online platformen, wordt een vermelding van Vita Nova of een tag naar de officiële sociale media van Vita Nova bijzonder gewaardeerd. Op die manier helpt de klant het werk van Vita Nova zichtbaar te maken voor een ruimer publiek.

26.6 Vita Nova kan niet aansprakelijk worden gesteld voor kwaliteitsverlies, kleurafwijkingen, vervormingen of een gewijzigde uitstraling van foto's die door de klant of door derden werden gewijzigd of bewerkt.

26.7 Indien bewerkte of met behulp van artificiële intelligentie aangepaste foto's openbaar worden gemaakt zonder duidelijke vermelding dat het om een gewijzigde versie gaat, kan Vita Nova vragen deze publicatie te verwijderen wanneer deze afbreuk doet aan haar professionele reputatie of artistieke stijl.

Artikel 27 – Publicatie door Vita Nova

27.1

Foto's worden uitsluitend gepubliceerd indien hiervoor vooraf toestemming werd verleend door de klant via de fotosessie-overeenkomst of een afzonderlijke schriftelijke toestemming.

27.2

De klant kan de verleende toestemming op elk moment intrekken voor toekomstige publicaties. Deze intrekking heeft geen terugwerkende kracht en geldt uitsluitend voor publicaties die plaatsvinden nadat Vita Nova de schriftelijke intrekking heeft ontvangen.

27.3

Foto's die vóór de intrekking van de toestemming rechtmatig werden gepubliceerd op de website, sociale media, portfolio, promotiemateriaal of andere communicatiekanalen van Vita Nova, hoeven niet automatisch te worden verwijderd. Vita Nova zal een redelijk verzoek tot verwijdering zorgvuldig beoordelen, rekening houdend met de belangen van zowel de klant als Vita Nova. Reeds gedeelde, gedownloade, opgeslagen of door derden verspreide foto's kunnen niet altijd volledig worden verwijderd. Vita Nova kan hiervoor niet aansprakelijk worden gesteld.

27.4

Indien geen toestemming voor publicatie werd verleend, zal Vita Nova de foto's niet gebruiken voor commerciële of promotionele doeleinden, behoudens wanneer dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor de uitvoering of verdediging van haar rechten.

Artikel 28 – Privacy

28.1

Vita Nova verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR)en de toepasselijke Belgische privacywetgeving.

28.2

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor de uitvoering van de overeenkomst, communicatie met de klant, het opstellen van offertes en facturen, de levering van producten en diensten en het voldoen aan wettelijke en administratieve verplichtingen.

28.3

Vita Nova verkoopt, verhuurt of verstrekt persoonsgegevens niet aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, op grond van een wettelijke verplichting of met de uitdrukkelijke toestemming van de klant.

28.4

De klant heeft het recht op inzage, verbetering, beperking, overdraagbaarheid en, in de gevallen voorzien door de wet, verwijdering van zijn of haar persoonsgegevens. Verzoeken kunnen schriftelijk worden gericht aan studio@vitanova.agency.

28.5

Voor meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens wordt verwezen naar de privacyverklaring van Vita Nova, beschikbaar op de website van Vita Nova.

Artikel 29 – Aansprakelijkheid

29.1

Vita Nova verbindt zich ertoe haar diensten met de nodige zorg, vakkennis en professionaliteit uit te voeren, overeenkomstig de geldende professionele normen.

29.2

Vita Nova kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade die het gevolg is van omstandigheden buiten haar redelijke controle, waaronder onder meer overmacht, ziekte, technische storingen, defecten aan apparatuur, weersomstandigheden, verkeershinder, handelingen van derden of andere onvoorziene gebeurtenissen.

29.3

Behoudens in geval van opzet, bedrog of dwingendrechtelijke wettelijke bepalingen, is de eventuele aansprakelijkheid van Vita Nova beperkt tot het bedrag dat de klant daadwerkelijk heeft betaald voor de betrokken opdracht.

29.4

Vita Nova is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, winstderving, emotionele schade, verlies van gegevens of enige andere vorm van bijkomende schade.

29.5

De klant is zelf verantwoordelijk voor zijn of haar eigen veiligheid, die van minderjarige kinderen en voor persoonlijke bezittingen tijdens de fotosessie. Vita Nova kan niet aansprakelijk worden gesteld voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke goederen, tenzij dit het gevolg is van opzet of een zware fout van Vita Nova

Artikel 30 – Klachten
30.1

Klachten met betrekking tot de uitvoering van de overeenkomst, de geleverde diensten of de geleverde producten dienen schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend binnen acht (8) kalenderdagenna de levering of ontvangst.

30.2

Bij gebreke aan een tijdig en schriftelijk bezwaar worden de geleverde diensten en producten geacht definitief te zijn aanvaard.

30.3

Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting van de klant niet op.

30.4

Klachten die uitsluitend betrekking hebben op de artistieke stijl, compositie, poses, beeldselectie, kleurgebruik, nabewerking of andere creatieve keuzes van Vita Nova geven geen recht op terugbetaling, prijsvermindering of enige vorm van schadevergoeding.

30.5

Vita Nova zal iedere ontvankelijke klacht binnen een redelijke termijn behandelen en zich inspannen om, indien nodig, in onderling overleg tot een passende oplossing te komen.

Artikel 31 – Overdracht van rechten en verplichtingen

31.1

Vita Nova behoudt zich het recht voor haar rechten en verplichtingen die voortvloeien uit de overeenkomst geheel of gedeeltelijk over te dragen aan een rechtsopvolger, gelieerde vennootschap of overnemer van de activiteiten, zonder voorafgaande toestemming van de klant.

31.2

De klant kan zijn of haar rechten en verplichtingen uit de overeenkomst uitsluitend overdragen aan een derde mits de voorafgaande schriftelijke toestemming van Vita Nova.

31.3

Een overdracht van rechten en verplichtingen door de klant zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Vita Nova is niet tegenstelbaar aan Vita Nova.

Artikel 32 – Wijziging van de algemene voorwaarden

32.1

Vita Nova behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden op elk ogenblik te wijzigen of aan te vullen.

32.2

Gewijzigde algemene voorwaarden zijn uitsluitend van toepassing op overeenkomsten die worden gesloten na de datum van inwerkingtreding van de gewijzigde versie, tenzij de wet anders bepaalt of partijen schriftelijk anders overeenkomen.

32.3

Op overeenkomsten die reeds vóór de inwerkingtreding van een nieuwe versie werden gesloten, blijven de algemene voorwaarden van toepassing die golden op het ogenblik van het sluiten van de overeenkomst.

Artikel 33 – Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

33.1

Op alle overeenkomsten, offertes, diensten en geschillen tussen Vita Nova en de klant is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing.

33.2

Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de overeenkomst behoren tot de bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement waarin de maatschappelijke zetel van TIIVIO BVis gevestigd, behoudens wanneer dwingende wettelijke bepalingen een andere bevoegde rechtbank voorschrijven.

33.3

Partijen verbinden zich ertoe om, alvorens een gerechtelijke procedure op te starten, zich in te spannen om een geschil eerst in onderling overleg minnelijk op te lossen.

Artikel 34 – Contactgegevens

Voor alle vragen, kennisgevingen, verzoeken of klachten met betrekking tot deze algemene voorwaarden of de uitvoering van de overeenkomst kan de klant contact opnemen met:

Vita Nova
Een merk van TIIVIO BV

Ruitersweg 7
3140 Keerbergen

Ondernemingsnummer / BTW: BE1008.308.565

E-mail: studio@vitanova.agency

Website: www.vitanova.agency

Artikel 35 – Inwerkingtreding
35.1

Deze algemene voorwaarden treden in werking op 1 april 2026.

35.2

Zij zijn van toepassing op alle overeenkomsten die vanaf 1 april 2026tussen Vita Nova en de klant worden gesloten.

35.3

Op overeenkomsten die vóór 1 april 2026werden gesloten, blijven de algemene voorwaarden van toepassing die golden op het ogenblik van het sluiten van de overeenkomst.

35.4

Deze algemene voorwaarden vervangen vanaf 1 april 2026 alle eerdere versies van de algemene voorwaarden van Vita Nova voor nieuwe overeenkomsten.

Slotverklaring

Door een fotosessie te reserveren, een fotosessie-overeenkomst te ondertekenen, een offerte te aanvaarden of een voorschot te betalen, bevestigt de klant deze algemene voorwaarden te hebben ontvangen, gelezen, begrepen en zonder enig voorbehoud te aanvaarden. Deze algemene voorwaarden maken integraal deel uit van iedere overeenkomst tussen Vita Nova en de klant.